临床在研项目全过程、精细化监测指标的建立与信息化管理

论文核心提示:

 [摘要] 从信息化角度出发对临床在研项目实施管理可以充分解决旧的手工管理模式留下的问题,如项目档案可以永久保存,经费信息可以实时监控,项目成果可以方便统计及追踪其推广情况。本文将从多方面探讨、介绍如何对临床在研项目进行全过程的精细化管理,总结出一系列管理要素与监控指标,详细介绍各功能模块的构成与架构组成,充分发挥在研项目数字化管理的优势。   [关键词] 临床在研项目;精细化指标;信息化管理

  [摘要] 从信息化角度出发对临床在研项目实施管理可以充分解决旧的手工管理模式留下的问题,如项目档案可以永久保存,经费信息可以实时监控,项目成果可以方便统计及追踪其推广情况。本文将从多方面探讨、介绍如何对临床在研项目进行全过程的精细化管理,总结出一系列管理要素与监控指标,详细介绍各功能模块的构成与架构组成,充分发挥在研项目数字化管理的优势。
  [关键词] 临床在研项目;精细化指标;信息化管理
  [中图分类号] R197.3 [文献标识码] C [文章编号] 1673-7210(2012)10(a)-0005-03
  我们处于信息瞬息万变的时代,如何有效规划我们的信息,尤其是管理好临床在研项目信息,成为现代医院比拼科技实力的关键。我们计划通过系统管理平台建设,着眼于解决“项目多,项目水平低,成果少、高水平成果少”的问题,加强项目的精细化管理,利用现代化管理手段促进成果产出。在信息平台的搭建过程中,我们根据不同类型、不同时期的项目统计并提取出若干要素,并发现若加强这些要素的监控与管理,将带来良好的研究成果及触发一定程度的后续经济效益,如何实施且完善该平台的建设成为本文讨论的重要议题。
  1 传统管理模式的不足
  1.1 系统设计
  绝大多数单位缺乏临床在研项目管理平台,目前停留在用手工或EXCEL表格的管理模式,先进的有信息管理平台,但仅限于提供给科研人员申报项目、专家评审等功能,缺乏对项目可持续性管理、资金的使用监控等功能,国家在这方面也没有制订一个统一的规范标准,审计部门与科研管理部门在监控项目经费方面存在一定难度。
  1.2 技术人员
  科研单位信息管理部门缺乏相关的管理经验;信息技术人员没有足够的技能,缺乏根据指标与功能需求建模能力。
  1.3 资金投入
  政府在临床在研项目信息管理方面投入不足,缺乏资金保障和激励机制;投入不足造成平台建设落后,缺乏长远管理规划。
  2 平台优势
  管理要素指标按时间设计指标划分为研究初始期指标、研究中后期指标,按构成部分划分为研究资源与运作指标、研究突破指标、研究结果产生影响、推广及第三方证明指标,而每个指标下又进行细分,通过指标建立起一套科学的考核体系;数据通过科研管理的各个阶段采集而成,如经费按年度使用情况、项目成功申报情况等,无需人工手工录入,达到电子化信息自动管理的目的。见表1。
  3 研发内容
  系统监控管理部分采用C/S结构设计,而项目汇报部分采用B/S结构设计,项目负责人使用WEB 浏览器界面对项目进行申报与过程实现,结合项目管理的新业务流程,实现网上汇报、网上科研办公等功能[1-4]。见图1、2。
  下面简述一下科研人员申报及后续合同、验收等功能结构:
  3.1 项目负责人操作模块及功能
  3.1.1 工作助理
  发布重要通知、在途申报项目、申报项目是否通过等信息,对用户当前项目进度作一个大概、总体上的清晰提示,如已使用金额、剩余金额、已完成成果、计划成果数,并对当年未按计划年份使用完金额的则提示。
  3.1.2 业务申报
  细分为市教育局项目、国家自然基金、横向项目等,用户按模板填写申报书并自动生成WORD、PDF版本,方便离线编辑浏览;其中通过浏览全部业务可查看所有申报项目,科研科获取批文后审核该项目,申报人就可以在此签订合同,已有的内容不用再重复填写。
  3.1.3 合同管理
  所有合同下均附中期检查、验收申请、经费报账等操作。用户在此查看先前填写的合同并可在先前未完善合同的情况下修改,同时该栏目也作为后续的中期检查报告、验收申请等操作的入口,整个项目周期围绕此开展;中期检查报告含主要进展和阶段性成果、年度计划要点和调整情况、当期经费使用情况、存在的问题、建议及其他需要说明的情况等内容,申报者在此填写后科研科即可实时监控项目的进展情况,对于科研经费使用不当者予以提醒,有效防止科研经费滥用、不及时使用等情况的发生。
  验收申请含工作总结、完成成果等内容,申报者申请验收后科研科即按相应工作流程开展工作,如组织专家验收、查看相关成果文件等。经费报账涵盖暂付款申请及各类费用的操作,不同项目负责人根据预算金额及类型提出报销申请。
  3.1.4 中期检查管理
  用户在此修改查看所有汇报测评表,对项目进度有个清晰完整的流程安排及结果查看,每次使用了经费可及时在此录入,并可查看详细的剩余经费,如业务费计划是5万,现在还剩3万等。改善了旧时项目开展过程中缺乏进度的电子文档记录及经费统筹安排。
  3.1.5 个人设置
  包含个人信息修改、密码修改。与普通信息维护不同,这里注重于项目负责人的交互协作。只要填写了手机号码,系统在关键时候便会发送温馨提示。项目负责人只要在此完善了个人信息,下次申报时或进行其他操作时项目组成员中的信息就不用填写,会自动带出。
  3.1.6 管理文件
  包括科研项目申报流程、发表科研论文流程、科研工作量计算办法、科研成果申报流程、科研经费管理规定等说明文件,申报者在此栏目可以了解相关的科研政策文件,最新的制度,省去旧时为了了解而跑去科研科手工拷贝相关工作的办事流程,提高了工作效率及增加了政策透明度。
  3.2 管理部门操作模块及功能
  科研科管理模块由以下部分组成,供管理部门使用,通过汇集终端用户的关键信息,实现高度集成于一个管理平台,避免系统间的频繁切换,提高工作效率。
  3.2.1 申报及合同库管理
  3.2.1.1 项目详细信息 由项目信息、项目内容、工作单位、人员信息、经费信息、附件清单、Word文件、批文、合同信息组成。其中经费信息栏目涵盖申报者填写的中期检查报告的使用经费以及详细预算经费;批文由科研科将扫描文件在此上传。
  3.2.1.2 审核项目 由科研管理部门审查意见、学术委员会审查意见、单位审查意见组成。可将扫描图片上传至数据库或录入文字。

  3.2.1.3 发布通知 对经费使用过程中存在的问题发回给申报者,提醒申报者注意等,申报者登录系统时将以红色文字醒目提示。
  3.2.1.4 查询统计 支持自定义双条件进行查询,如首条件可选“项目类别”或“工作进度”,次条件可选“项目负责人所在单位”或“项目名称”,时间类型支持申报日期、项目开始日期、项目结束日期等进行查询。为方便经费管理,查询结果前三行分别显示总经费完成百分比、已使用经费和总经费。并对即将到期而经费未完成九成以下的项目予以红色颜色预警显示。
  3.2.1.5 用户管理 提供用户注册认证、用户应用模块、数据使用权限分配等方面进行管理,确保业务系统能安全运行。 3.2.2 经费效益管理
  根据项目产出与资金投入的关系,系统具备一定的统计筛查功能,按不同分析指标分为:经费进度使用得分、论文产出得分、项目综合得分,这样可以对不同级别、不同结题年度的项目给予直观分析结果,对结果的表现形式也有多种多样,这里考虑到用户的易用性,提供了柱形分析图与饼形分析图,柱形图对所有同等条件的项目进行排名,饼形图对单一项目的不同分数构成分析,可以指出这个项目的某方面欠缺的地方,帮助项目管理者改善项目的执行进度。
  3.2.3 论文库管理
  此功能有助于每年度管理科室的论文统计。论文发表不仅可以依托基金,也可以本文世纪论文网(www.21cnlunwen.com)提供以个人名义发表,论文不仅仅反映科研工作者的项目成果,更与整个单位的综合专业水平有关,该模块按不同级别、年度及是否依托基金发表等选项筛选并显示详细信息。
  4 讨论
  本文阐述的系统旨在通过系统提供的信息使管理层更容易、清晰地规范研工作者的行为,避免经费滥用的现象[6],对于存在违规行为、完成经度及缺乏科研成果的将影响项目负责人的以后项目申报,同时对于在研期的项目进行多方面指标的考核,从而为管理者提供优秀项目的遴选建议。采用电子认证,可以简化项目负责人的报销流程,大大缩短手工签字消耗的时间。对不同金额费用我们予以不同管理方法:① 1万元以下:一次发生的1万元(含1 万元,下同)以下的支出由课题负责人按预算签字,经过专项经费管理系统审核,交财务报账、支出;②1万~5万元:一次发生的1万~5万元支出,需要由科研科负责人签字,经过专项经费管理系统审核,交财务报账、支出;③5万元以上:一次发生的5万以上支出,需要由科研科负责人、医院主管院长签字,经过专项经费管理系统审核,交财务报账、支出。对预算支出范围内的劳务费、接待费、餐费、交通费、办公用品等经费报销,不论支出金额大小,均需三级审核。从而加强了经费的监控管理,避免差旅费、餐饮费等非相关活动过多从中套取支出,促进实际项目活动的正常开展[7]。
  [参考文献]
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  [2] 耿文霞.基于WEB的文科科研管理系统的设计与实现[OL].http://www.bob123.com/lunwen23/21422.html.2009-01-20.
  [3] 力梅,姚少军.基于B/S(Browser/Server)架构的深圳市交通预报制作系统的设计与实现[J].气象研究与应用,2008,29(1):44-46.
  [4] 谢寒生,辛吉武.基于WEB技术的项目管理平台设计[J].气象研究与应用,2008,29(4):93-94.
  [5] 王娜,任大娟,马永祥,等.科研管理及项目监控系统研究[J].中国科技信息,2010,(23):198-199.
  [6] 李红宇.高校科研经费管理有效性探究[J].财会通讯:综合(中),2009,(1):67-68.
  [7] 王珍兰.以企业财务管理理念管理高校科研经费[OL].http://www.bob123.com/lunwen23/25077.htm.2008-02-01.
  (收稿日期:2012-04-27 本文编辑:冯 婕)

 
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