浅谈企业电算化会计系统控制

论文核心提示:

 [摘 要] 从电算化会计系统的主要控制点出发,分析电算化对会计系统控制的影响,为保证会计数据的真实性、完整性,就企业在电算化核算体系下的会计系统控制方面的影响和措施。   [关键词] 电算化;会计系统控制

  [摘 要] 从电算化会计系统的主要控制点出发,分析电算化对会计系统控制的影响,为保证会计数据的真实性、完整性,就企业在电算化核算体系下的会计系统控制方面的影响和措施。
  [关键词] 电算化;会计系统控制
  doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 16. 005
  [中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2012)16- 0007- 02
  随着计算机的普及和网络技术的快速迅猛发展,大部分企业的会计核算都实现了电算化。用电算化替代手工记账,改变了以往的手工记账会计核算方式,对手工记账模式下的会计系统控制体系产生了一定的冲击,使得企业内部会计系统控制与会计核算电算化的矛盾日益加剧。为保证会计数据的真实性和完整性,本文通过分析电算化对会计系统控制的影响,提出完善企业电算化会计系统控制的几点措施。
  1 会计系统控制概述
  会计系统是为确认、汇总、分析、分类、记录和报告单位发生的日常经济业务,并保持相关资产和负债的受托责任而建立的各种会计记录手段、会计政策、会计核算程序、会计报告制度和会计档案管理等的总称。会计系统控制是单位实施内部会计控制活动的重要手段,是保证会计资料真实完整的关键。会计系统控制要求各单位严格执行国家统一的会计制度,加强会计基础核算管理工作,充分发挥会计的监督职能。关键要做好以下几个方面的控制工作。
  1.1 会计人员岗位责任控制
  企业财务部门必须建立会计人员岗位责任制,在会计机构内部按照会计工作的内容和会计人员的配备情况,将会计机构的工作划分为若干个岗位,并按岗位规定职责进行考核。明确规定会计机构内部每个会计人员的工作岗位职责和权限,把有关财务规定、要求等具体落实到每一个会计人员的工作岗位,以责定权,责权分明,严格考核,切实做到事事有人管,人人有专责,办事有要求,工作有检查。
  1.2 会计档案控制
  会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据,是各单位的重要档案,也是对一个单位经济活动的记录和反映。会计档案是企业日常经济活动在会计核算中的综合反映,会计系统控制要求财务部门对会计档案的收集、整理、鉴定、编目、查阅、交接和有效利用等形成一整套的规章制度。
  1.3 会计信息控制
  会计信息控制要求对企业发生的所有经济业务都要及时、准确、系统、完整地予以反映并进行监督,从而才能保证会计信息的质量。
  (1)会计凭证控制,要求企业发生的所有经济事项都必须获得合法有效的原始凭证,经专人负责审核符合真实性、完整性要求后才可以作为编制记账凭证的依据,同时要在记账凭证的填写、记账、过账、传递、签章等方面加以控制,保证会计凭证的真实性和完整性。
  (2)会计账簿控制,要求财务人员根据国家统一的会计制度规定设置会计账簿,按照业务发生时间顺序将审核无误的记账凭证分类记入账簿,并按要求在会计账簿启用、登记、更正、对账和结账等各个环节进行控制,使单位的日常经济活动得到全面、连续、系统的记录。
  (3)财务会计报告控制,要求财务人员严格按照审核无误的会计账簿编制财务会计报告,准确、完整、及时反映单位一定时期内财务状况和事业发展成果。
  2 电算化对会计系统控制的影响
  随着计算机的普及和网络技术的快速迅猛发展,大部分企业的会计核算都实现了电算化。由电算化代替手工记账、算账,从根本上改变了传统的手工会计核算方式,从而大幅度提高会计工作效率,但同时也给会计系统控制带来了新的问题和挑战,主要的问题表现在以下几个方面:
  (1)增加了会计系统控制的对象。手工会计系统是通过授权、审批以及不相容职务相分离等方法对财务人员实施控制。实现电算化记账后,财务人员主要负责原始数据的收集、审核、录入记账凭证数据,账簿记录、编制会计报表等工作则由计算机进行系统处理。这样,导致会计系统控制由纯粹对人的控制转变为对人和计算机同时进行控制。
  (2)扩大了会计系统控制的范围。实现电算化以后,会计系统控制不仅仅是对经济业务处理程序的控制,还包含针对计算机系统的开发、运行、维护过程中的控制,如系统程序修改控制、网络安全的控制等。
  (3)增加了会计系统控制的难度。手工记账中严格的会计凭证流程控制、会计账簿控制和财务会计报告控制,均能够完整保留各项经济业务处理、更改的痕迹。实现电算化后,部分经济业务的处理过程、错误的更改信息几乎不留痕迹,从而增加了会计系统控制的难度。
  (4)财务网络化带来的新问题新挑战。近年来,随着计算机和网络通讯技术的发展,网络化会计信息系统亦日趋普及。网络化会计信息系统的广泛应用在很大程度上弥补了单机电算化系统的不足,同时电算化会计系统控制也带来了新的问题和挑战。当前,财务软件的网络功能主要包括:远程报账、远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上银行等,这些功能的实现必须通过互联网来完成,这就加大了会计系统安全控制的难度,要求会计系统的安全控制更加严密、更趋完善。
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  企业财务实现电算化以后,大多只重视会计核算的工作效益,而常常忽视了电算化会计系统控制的建设,弱化了会计系统控制在内部控制体系中的作用。现就如何在电算化环境下完善会计系统控制建设,保证会计数据信息的真实性和完整性提出以下改进措施。
  3.1 加强会计系统开发、修改的控制
  会计电算化的系统处理程序必须严格遵守《中华人民共和国会计法》、《事业单位会计准则》等会计制度的规定,同时应严格按照《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》等有关会计电算化的标准和规范操作。如果遇到为适应会计核算、管理、监督工作的要求,确需对正在使用的会计系统进行修改、升级时,操作过程必须严格加以控制,相关人员不能直接参与系统的修改、升级工作。会计系统开发、修改的每一个环节都必须进行详细记录并打印后存档。

  3.2 健全会计系统操作管理制度
  手工会计系统控制的重要手段是不相容职务相分离,实行会计电算化后除原始数据的收集、审核外其他均由会计系统处理,因此必须建立相应的会计系统操作管理制度,规范每个操作人员的行为以及各自之间的权限限制,保证会计系统的安全运行。操作管理制度一般包括以下内容:
  (1)编制记账凭证、登记账簿、编制会计报表等会计核算的全过程不能由一个人上机操作完成,应当按照不相容职务相分离的原则严格分工,规定计算机会计系统操作人员的工作职责和权限,在会计系统用户管理设置和具体操作中严格执行。
  (2)原始凭证必须经过相关审核、复核人员签章后才能录入计算机会计系统,数据录入员应对输入数据及时核对,发现错误可返回更正,但不能擅自修改。
  (3)填制完成的记账凭证必须经过审核人员审核签章后才能由计算机会计系统登记会计账簿,如果发现记账凭证内容有误,需按会计核算有关规定进行更正,并做好数据备份工作。
  3.3 加强计算机硬件和软件管理
  为了避免由于外部环境因素导致系统运行错误的不安全隐患,保证会计系统的运行安全,必须加强计算机硬件和软件的管理。计算机硬件和软件管理一般包括以下内容:
  (1)机房需要安装安全供电系统、防火、防盗、防辐射和防电磁波干扰等设备,操作人员开机工作后不能擅自离开现场。
  (2)机房工作人员不能擅自向外部提供账务资料和数据,不得随意把外来磁盘带进机房拷贝,禁止在计算机上玩游戏,计算机上必须安装防病毒卡和反病毒软件并进行定期检测和清除病毒,充分做好安全防范工作。
  3.4 完善会计档案管理制度
  实行会计电算化核算以后,随着会计档案资料存储介质的改变和管理范围的扩大,使得对会计档案资料管理的要求也相应提高。所有打印输出的凭证、账簿、报表及其电子文档应严格按照《会计档案管理办法》的规定进行保管,会计系统开发、修改所形成的文档资料全部应按照会计档案管理的要求管理,存有会计数据的磁性介质应存放在防潮防磁的环境中妥善保管。
  实行会计电算化核算以后,从很大程度上改变了原手工会计核算环境下内部会计控制的方式和内容。因此,我们要围绕内部会计控制目标,结合电算化会计系统控制的特点,提出更高的控制要求,选择更多的控制对象,采取更好的控制方式,来重新构建一套相对完善的电算化会计控制体系。
  主要参考文献
  [1]李惠文.电算化信息系统下的会计控制研究[J].中国总会计师,2010(4).
  [2]王修灵.强化企业财务内部控制的策略分析[J].中国总会计师,2010(2).
  [3]许开瑞.企业内部控制系统设计之我见[J].会计师,2010(1).
  [4]吴可夫,吴舒.公允价值会计内部控制需求[J].财务与会计,2010(5).

 
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