试论图书馆、档案馆与博物馆的跨机构合作

论文核心提示:

 [摘要]探讨了图书馆、档案馆和博物馆三馆合作的必要性、制约因素和可行性,结合国情提出了我国目前“三馆”跨机构合作的发展策略。   [关键词]文化资源;档案馆;图书馆;博物馆;合作发展

  [摘要]探讨了图书馆、档案馆和博物馆三馆合作的必要性、制约因素和可行性,结合国情提出了我国目前“三馆”跨机构合作的发展策略。
  [关键词]文化资源;档案馆;图书馆;博物馆;合作发展
  [中图分类号]G258.2[文献标志码]A[文章编号]1005-6041(2012)06-0011-04
  2012年第6期(No.6,2012)图书馆界(Library World)李大青:试论图书馆、档案馆与博物馆的跨机构合作1前言
  进入21世纪,信息文化的发展可谓日新月异,其中又以互联网的发展对人们信息存取方式的影响最为突出。地理位置的阻隔不断被虚拟空间所打破,数字化环境下的网络用户如今可以表达多种信息行为和动机,比如在线工作、网校学习、娱乐休闲等[1]。在类似“网络自助餐”的平台中,用户喜欢哪些信息资讯,需要补充哪些文化养分,通通可以唾手可得。
  笔者结合去南京考察调研的心得,也出于对全国文化信息资源共享工程的推进及区域性电子文件中心模式的热门探究等现状的考虑,认为自身独立式的图书馆、档案馆或博物馆已无法满足目前使用者对于其所典藏资源开发与利用的整体需求,因此试图从初级研究人层面去建言献策,探讨图书馆、档案馆与博物馆进行跨机构合作的意义及实施策略。
  2跨机构合作的主观条件分析
  在我国,根据各自持有的文化资源不同以及典藏、开发和利用方式不同,形成了以图书资料为主的图书馆、以典藏公私单位或个人所产生档案为主的档案馆和以收藏器物为主的博物馆。“三馆”都是凭借共同的文化资源对社会服务,资源的利用主体都是社会民众。可见“三馆”在主观条件上都有跨机构合作的现实需求。
  2.1 图书馆、档案馆与博物馆的共同目标
  近年来,无论从研究还是实践工作层面,整个文化的发展水平都提升到了一个更高的层面,无论是国家的文化发展纲要,还是学术界涌现的一些研究著作,有关“文化发展”“信息资源整合”的各类规划工作进行得紧锣密鼓,一些以诸如“国家战略”“社会记忆”“全国文化信息资源共享工程”等为基本框架的文化实践范例不断成型。而图书馆、档案馆与博物馆的共同事业目标也就恰在此。在国家文化政策总揽全局协调各方的主线下,“三馆”共同为国家文化事业和社会记忆宫殿的建造作贡献。
  2.2 图书馆、档案馆与博物馆的同质关系
  图书馆、档案馆与博物馆同属文化机构,典藏品也与文化资产有密切关系,在典藏品性质方面具有同质性的关系。
  从文化层面来看,无论是图书馆所典藏的图书、各类型参考性资源,或是档案馆的各机构所产生的档案及私人文书,还是博物馆的各种器物,都归属于文化资产的藏品,都是国家文化的元素,也是“国家记忆”“华夏文化”的文化载体,因而,以文化的层面来审视“三馆”的典藏品,都属于传承中国文化所应当保留的典藏品。
  3跨机构合作的客观条件分析
  针对目前我国“条块分割”的体制,要从比较宏观的层面去呼吁“三馆”跨机构合作仍比较困难,因机构之间各自拥有不同组织文化,整合会涉及人力、财力和物力等问题。但在客观条件下,探讨选择性地去实现跨馆合作也还是有可行之处的。
  目前,国内图书馆、档案馆与博物馆三者都非常注重关于网络信息平台的搭建,比如天津档案信息网的3D网上展厅、上海图书馆暨上海科学技术情报研究所网站、中国国家博物馆等,都极具技术特色和资源特色,各自拥有经验丰富的文化建设团队人员,这为“三馆”在虚拟空间的合作方面提供了条件。
  国际上也已有一些国家针对其中两者或三者进行整合,例如:2004年5月21日,加拿大国家图书馆与国家档案馆(Library and Archives Canada,简称LAC)两者合并,更名为加拿大国家图书馆与档案馆,原有的加拿大国家图书馆法与国家档案馆法都废止,以新的法案——加拿大档案馆与图书馆产生法替代,原有两个机构的员工自动成为新馆的员工。其成立的宗旨是为当代及下一代加拿大民众维护文献资产。作为全民持续性知识的来源,对加拿大文化、社会、经济进展作出贡献,这也是作为加拿大政府及其机构持续性的记忆[3]。又如:挪威档案馆、图书馆与博物馆管理局(Norwegian Archives, Library and Museum Authority,简称ABM)成立于2003年1月1日,该局成立宗旨为促进挪威档案馆、图书馆和博物馆之间的伙伴和协调关系,并鼓励各馆提供具体方案,以满足新的挑战,并积极开展下列工作[4]:
  第一,促进档案馆、图书馆和博物馆之间的合作。
  第二,促进档案馆、图书馆和博物馆的整合。
  第三,强化档案馆、图书馆和博物馆之间的关系。
  该局在行政隶属与组织架构方面,隶属于文化与教会事务部,其最高领导班子由8名文化与教会事务部任命的董事组成,任期四年。
  可见加拿大和挪威的两个或三个文化机构之间有成熟的合作关系,分别采取了局部单位模式和综合管理局的模式实现整合。
  4跨机构合作的优点
  “三馆”如能进行跨机构合作,将有助于文化信息资源的宏观综合,弥补一些独立工作政策指导下的文化发展工作的空白,达到彼此共赢目的,更可以节省国家资源,实现财政效益的最大化。
  4.1 避免机构间无谓竞争
  若“三馆”之间未共同拟定馆藏和发展政策,将会产生各自为政的现象,容易造成典藏品的重复,也会出现“三馆”间的无谓竞争。
  4.2 有效运用人力与经费
  整合不同机构的人力资源与经费,可使有限资源得到有效运用。例如:若将不同机构负责搜集与采购的人员加以整合,组成临时或长期工作主题委员会,将原来的分单位多人负责改为专人负责,将可减少不必要的人力浪费。此外,在采购预算方面,也可将数个单位负责的分散经费进行统筹,使有限的采购经费得到更有效的分配与运用。

  4.3 有效分享机构间资源
  各机构之间如果能够通过合作发展,规划馆藏并开发资源,将可使得各机构之间的资源更易于分享。除了上述的人力与经费资源合作,机构之间还可以进行合作典藏、馆际编研与开发、合作展览、参考服务的资源共享等。集群效应下的文化实力将吸引更多的社会用户走进图书馆、档案馆和博物馆,从根本上为国家文化建设和公共记忆的珍存做实效工作,意义深远。
  4.4 保护各机构的馆藏品
  原来的分散模式,因缺少横向与纵向的联系,导致各相同类型的机构之间各自为政,一些档案馆收藏的重要文化珍品, 由于传播条件的制约,无法得到充分利用,如有些放在档案馆的资料可能已面临损坏。但在合作开发后,可形成重要文化艺术珍品并以数字化的方式永久保存,也可形成图书或展品,在文化系统内部或公众之间广泛传播。
  5跨机构合作的制约因素分析
  图书馆、档案馆与博物馆虽都属于国家文化典藏单位,但在行政隶属方面却有很大差异。图书馆受各省、市的文化部门直接领导,和博物馆一起最终又属文化部管辖,而档案馆归属于档案部门和中国共产党中央办公厅管辖。如此,“三馆”在行政权属、组织架构和各自所遵守的规则上各自为政,这是本源性的制约因素。
  5.1 “可用”为何“不用”——南京图书馆调研心得
  笔者今年5月去南京图书馆考察学习,发现南京图书馆作为全国文化资源共享工程系统省级中心以及江苏省公共图书馆系统网络中心构筑的信息枢纽,承担起了服务国家文化信息资源共享工程的重要责任,其接收了省财政每年增拨200万元专项经费并用于文化资源开发,每年建设8~10个特色数据库,完成100GB的数字资源加工任务,还积极开发“民国系列”“江苏戏剧”等品牌文化数字产品,争取成为全国文化信息资源库群的重要组成部分。
  笔者采访了资源开发部的专业编研人员,发现他们在做一期关于周恩来总理的视频资料时,所用的一张周恩来故居照竟是近期的实景照片,这张照片由工作人员拍外景取得。初看并无疑虑,但深究起来才发觉:这份名人视频资料一经资源开发部开发为文化成品之后,是要上交国家文化资源共享工程的,将作为国家记忆和民族智慧的代表存库。可既然是“存库”,理应有经典、最古老和最原始的资料才能最具说服力,那么资源开发部的编研人员,为何不去档案馆、博物馆查资料和拍摄原件呢?编研人员的说法是:对于一些相关原始档案件的利用,常有“能看,一般不给看”和“想看,懒得看”的现象发生。前者,暴露出目前档案馆查档与用档方面的封闭性的固有弊病;后者,则凸显出档案用户的普遍退缩心理。5.2 “想用”为何“不给”——档案馆用户利用之难
  “档案知网”上一篇题为“赴美感受:中美两国档案馆天地之别”的博文,苦诉一个民间研究者在国内查档、做研究需要“托关系、找门子、搞档案”的难处,其将中、外档案馆对用户的不同待遇进行了对比解说,凸显我国几十年来档案馆严苛死板的体制对用户需求造成限制的严重性。除了博主这篇文章所谈到的,据笔者了解,美国档案馆对于档案的利用和开发有一个很好的思路,这是我国档案馆所没有的,那便是:能够公开的尽量公开,能不保密的尽量不保密,民众寻求在哪里,档案收集的范围也定位在那里,档案的开发利用主题也就确定在那里。再对照加拿大国家图书档案馆,在档案信息服务系统建设工作方面,我们的差距是:我国对档案开发与利用的思维局限性更明显,档案开发与利用的限制多、手续繁,档案工作人员的主动服务意识淡薄(这是体制的弊端问题)。
  6 跨机构合作的可行性策略
  目前,“三馆”跨机构合作尚无相应的政策,但笔者认为,在全国文化信息资源共享目标下,可由两个或三个论文代发中心(www.21cnlunwen.com)提供优质论文发表服务机构依据各机构的营运宗旨与馆藏特性,共同拟定馆藏发展政策,由各单位抽调人员组成资源收集委员会、开发利用工作小组等,以开发和利用主题为核心,以国家文化信息共享为宗旨,在三个单位之间实现行政权属的通畅和工作上的分工与合作,避免无谓的竞争,实现国家资源优化配置。
  6.1 对于国家重大项目成立跨机构的协调部门
  由于“三馆”在行政隶属方面存在差异,使它们工作有侧重、又有重复。如档案视阈里有中国人民大学冯惠玲教授倡导的电子文件管理国家战略相关研究,图书领域有南京图书馆等为主力军的全国文化资源共享工程系统中的省级中心、网络中心构筑的信息枢纽等,他们共同为整合有关中华民族集体和个体记忆资源的“中国记忆文化”工程作贡献。但若“三馆”只顾各司其职,那便无从谈“合作”之策略。要从意识上和可操作范围内逐渐缩小行政主管机关的差异,减少分歧,弥补“三馆”之间所欠缺的协调机制,还要从行政层级成立跨机构的协调部门,以便沟通三者之间的共通性问题,完成国家主题开发任务。
  6.2 重视馆藏重叠问题,找出解决办法
  目前“三馆”馆藏重叠问题比较突出,依照资源类型划分如表1所示。
  从表1可知,仅根据资料的类型做区分,古契书、族谱、地图、照片资料以及明清档案等在三类单位中的实体收藏都有重叠,在网上文化成品的数字化存贮和利用上,也都有重叠情况出现。必须引起足够的重视,找出解决办法。
  6.3 组建跨机构的临时管理委员会
  现阶段实现“三馆”的全盘行政整合有难度,不妨先从文化资源开发利用角度去探讨。可从图书馆、档案馆和博物馆三馆人员之中选派专人,先行组建跨机构临时管理委员会,主要职责为:开通馆际编研“绿色通道”。
  以南京图书馆的资源开发部为例,其在接受了中国国家图书馆、文化部文化资源开发的课题任务后,迅速申请开通南京临时管理委员会授权的馆际编研“绿色通道”。这个“绿色通道”是为国家重大文化课题任务设置的。遵循“任务由哪家单位承办,在任务期内,则被得到临时授权”的原则,并可在临时委员会的调度作用下,顺利展开文化资源的深入编研,保证提交更为优秀的文化作品,使成品收归国家工程或服务于公众。编研任务期满后“绿色通道”便自行关闭。
  6.4 设置跨机构的综合管理委员会
  由文化部等主导,于“三馆”之间设置跨机构的综合协调与管理委员会,主要权责为:
  (1)定期集会,共同协商和拟定“三馆”的馆藏发展和开发利用等政策,替代以往的竞争模式。如此,将可使国内各种不同类型的资料分别典藏于特定的单位,除可增加各单位典藏的专、精度外,对于资源使用者而言,馆藏的集中更便于其获得各种不同的资源,可避免重复到各个单位使用资料。
  (2)共同建置馆藏联合目录,实现网上虚拟空间整合先行。建议先从虚拟空间整合开始进行。“三馆”既然都属于文化资产的典藏单位,馆藏应该共同建置联合目录,以便性质相近资料的查检和使用。当然,在共同建置联合目录之前,“三馆”需先协商目录建置的规范,包括采用何种方式、方法对内容进行相关描述,等等。
  7结语
  加拿大、挪威等国的文化机构的整合,基本是在进入21世纪后推开的,中国学界对于此类整合的探讨和研究虽然已比较深入,但由于各国政治、经济、文化背景不同,国情不一,故不宜直接移植。
  目前,我国应立足国情,从“三馆”间的组织架构和工作现状考虑,从编研层面、虚拟空间整合入手,选择性地运用跨机构合作、发展的模式与策略,实现逐步推开。也就是说,在有限的条件下,把能做的先做起来,待行政体制逐渐完善后,再全盘地进行整合,使跨机构合作的事业得到突破性进展。
  [参考文献]
  [1] 邓小昭.网络用户信息行为研究[M].北京:科学出版社,2010:15—15.
  [2] 加拿大国家图书馆与国家档案馆. [DB/OL][2012-04-16].http://www.collectionscanada.gc.ca/about-us/index-e.html. 2012.
  [3] Hindal S. The Norwegian Archive, Library and Museum Authority-our role in a society based on knowledge and culture[J].Emerald Group Publishing Limited.2004(53):208—210.

 
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